Checklistor för digitala möten

Det är viktigt att välja ett digitalt verktyg som är lätt för alla att få tillgång till och som är bekvämt för föreningen att använda sig av. Testa alltid programmets funktioner innan mötet och se till att ljud och bild fungerar. Det kan också vara bra att meddela deltagarna i god tid innan mötet ifall specifika programvaror måste laddas ner.

Här hittar du tips och instruktioner för olika digitala verktyg.

Tips för bättre digitala möten

För dig som ska delta i ett digitalt möte

• Har du fått information från mötesanordnaren skickad till dig, läs den i god tid före mötet, så att du har koll på hur du ansluter till mötet och om det krävs några förberedelser.
• Anslut dig till mötet 10–15 minuter innan avsatt tid.
• Testa gärna så att ljudet fungerar innan mötet startar. Lär dig hur du slår på och av din mikrofon. Tänk på att din mikrofon alltid ska vara avslagen under mötet, förutom när du har ordet, annars hör övriga deltagare dig och dina bakgrundsljud.
• Hörlurar med mikrofon ger bättre ljud jämfört med datorns/plattans/mobiltelefonens inbyggda högtalare och mikrofon.
• Använd gärna kameran på datorn/mobilen – det är trevligt för andra att kunna se dig, men det är inget måste. Är ni många som deltar i ett möte sparar ni kapacitet genom att stänga av kameran.

För dig som ska leda ett digitalt möte eller utbildning

• Välj den digitala plattform som passar för mötet. Här har vi listat några olika verktyg.
• Lär dig hur plattformen fungerar så blir mötes- eller lärsituationen tryggare. Ha gärna koll på hur du delar dokument, hur du ser vilka personer som deltar i mötet och hur chatten fungerar. Om en mötesdeltagare vill visa något på skärmen, hur fungerar det? Ska du visa en videofilm, säkerställ att du vet hur du gör för att även filmens ljud ska nå fram till deltagarna. Ibland behövs inställningar för det.
• Skicka ut information till mötesdeltagarna i god tid, som beskriver hur de hittar in till mötet och om de behöver förbereda sig på något sätt.
• Ha en tydlig agenda som presenteras för deltagarna, gärna i förväg.
• Utse en person som samordnar mötet så att ni kan behålla struktur och säkerställa att alla blir involverade. Medhjälparen kan hålla koll på om det kommer in frågor i chatten, eller om någon vill komma till tals.
• Påminn deltagarna om att de ska ha mikrofonerna avstängda. Kom överens om på vilket sätt deltagarna ska begära ordet.
• Beroende på antalet deltagare, gå gärna laget runt i en kort presentationsrunda innan ni kör igång.
• Involvera gärna deltagarna med frågor. Med långa monologer riskerar du att tappa deltagarnas intresse.
• Glöm inte bort att ta en paus.

Fråga våra idrottskonsulenter

På RF-SISU Sörmland har vi kunniga och kreativa idrottskonsulenter som är redo att hjälpa din förening att komma igång med digital möten i föreningen. Här hittar du kontaktuppgifter till våra idrottskonsulenter i distriktet.