Digitala årsmöten

Innan årsmötet

Grunden för ett bra digitalt årsmöte ligger i förberedelserna. Först och främst måste ni ha stöd i föreningens stadgar att digitala årsmöten är en möjlighet. Därefter behöver ni besluta om vilka eller vilket verktyg som är lämpligt att jobba i. På Riksidrottsförbundets hemsida finns en ”klassificering” av digitala årsmöten och rekommendationer om vilket eller vilka verktyg som passar.

Det är också viktigt att ni tydligt förmedlar information till era medlemmar vad som skiljer sig mellan ett fysiskt och digitalt möte. Exempelvis bör ni informera om vilka digitala förutsättningar som krävs för varje respektive medlem.

Utöver de vanliga rollerna årsmötesordförande, årsmötessektreterare, protkolljusterare samt rösträknare rekommenderar vi att ni även har en mötesadministratör. Hens uppgift blir att ansvara för tekniken, exempelvis att dela ett bildspel eller ett dokument. Hen kan också ha koll på frågor som ställs i möteschatten.

Ett bra tips är att arrangera ett testmöte innan det riktiga årsmötet. På så vis får ni som ska leda mötet, men även osäkra deltagare, möjlighet att testa det digitala verktyget.

Under årsmötet

Under mötet är det första tipset att hålla ett stort lugn. Är det första gången ni genomför ett digitalt årsmöte är det möjligt att det tar längre tid än den fysiska motsvarigheten. Men det får ta den tid det tar. Informera medlemmarna om detta i början av mötet.

Jobba med tyst acklamation. Istället för att alla medlemmar på årsmötet aktivt ska rösta ”ja” (som man gör på ett fysiskt årsmöte) är rekommendationen att årsmötet använder sig av tyst acklamation. Detta innebär att tystnad=ja. Ifall man inte håller med om det lagda förslaget får man istället yttra nej och då också få chansen att förklara varför om så önskas.

Ibland behövs det genomföras en votering på årsmötet. Detta går även att genomföra digitalt. Lite olika sätt att genomföra en votering kan vara genom att man lägger sin röst i chatten eller använder en inbyggd handuppräckningsfunktion. Det går också att använda externa röstningsverktyg, så som exempelvis Mentimeter eller Forms-funktionen i Teams.

Efter årsmötet

Summera gärna årsmötet och informera deltagarna var de kan hitta årsmötesprotokollet. Vissa digitala verktyg ger också möjligheten att dra ut en mötesrapport, vilket kan underlätta ifall man gjort voteringar.

Mer information

• Ta gärna del av denna digitala föreläsning som handlar just om digitala årsmöten. Notera att de digitala verktygens utseende förändras över tid, men budskapet i föreläsningen är aktuella. 
• Riksidrottsförbundet har bra vägledning för digitala årsmöten på rf.se